Recruter sans service RH : comment structurer un processus efficace et humain

Tu es dirigeant, CEO d’une TPE ou d’une PME. Ton entreprise se développe, tu as besoin de renforcer ton équipe… mais tu n’as pas de service RH.

Tu fais tout toi-même, ou tu délègues à un assistant, un manager, ou même… à personne.

Et donc, tu recrutes dans l’urgence. Résultat : ça prend du temps, ça coûte cher, et parfois, ça se termine mal. Mauvais profil, mauvaise intégration, mauvais souvenir…

👉 Bonne nouvelle : il est tout à fait possible de structurer un processus de recrutement efficace ET humain, même sans être RH. Je t’explique comment faire, étape par étape.

Pourquoi structurer son recrutement est indispensable, même dans une petite boîte

Le recrutement, ce n’est pas “juste” publier une annonce et faire passer deux entretiens.

C’est un investissement stratégique : chaque personne recrutée impacte ton business, ton ambiance, ta crédibilité.

Un recrutement raté coûte en moyenne entre 20 000 et 40 000 euros* (perte de productivité, reprise de la mission, désorganisation, réputation…).

Et surtout : ça te fait perdre du temps et de l’énergie.

Et ça, tu ne peux pas te le permettre !

Alors, comment recruter sans service RH ?

Étape 1 : définis clairement ton besoin

Avant de publier quoi que ce soit, prends le temps de te poser ces questions :

• Quel est le problème que ce recrutement doit résoudre ?
• Quelles sont les missions concrètes à confier ?
• Quelles compétences techniques sont indispensables ?
• Et surtout : quelles qualités humaines tu veux dans ton équipe ?

💡 Astuce : écris une fiche de poste simple mais claire. Pas besoin d’un document de 3 pages : les grandes missions, les attendus, les savoir-faire clés, et le profil relationnel idéal.

Étape 2 : rédige une annonce qui donne envie (et qui te ressemble)

Oublie les annonces froides, impersonnelles, copiées-collées depuis LinkedIn.

Tu n’es pas une multinationale. Et c’est précisément ce qui attire certains candidats.

✅ Sois transparent : parle de ton entreprise, de ton management, de l’ambiance.
✅ Sois clair sur les missions et les enjeux.
✅ Sois honnête sur les contraintes éventuelles.
✅ Et surtout, mets un ton humain (depuis l’arrivée de l’IA, l’authenticité n’a jamais eu autant de valeur !)

Étape 3 : soigne la présélection

Ne passe pas 10 entretiens pour “voir si ça colle”.

Mets en place une présélection rapide et qualitative :

• Utilise un petit formulaire avec 3 à 5 questions ciblées (disponibilité, motivation, attentes…).
• Analyse les CV avec un œil bienveillant mais stratégique : cherche le potentiel, pas le parcours parfait.
• Si possible, passe un appel de 10 minutes pour un premier ressenti (on gagne beaucoup de temps à valider rapidement les bases).

Étape 4 : organise un entretien structuré, mais pas rigide !

L’entretien est un moment clé. Il te permet d’évaluer, mais aussi de donner envie. Voici les ingrédients d’un bon entretien :

✅ Une grille de questions (même si tu ne les poses pas toutes)
✅ Une alternance entre questions techniques, mises en situation, et échanges sur la personne
✅ Un moment pour que le candidat te pose ses questions
✅ Un échange honnête sur la culture d’entreprise et ton style de management

💡 Astuce : privilégie 2 entretiens max. Et fais intervenir un collaborateur si possible, pour croiser les regards.

Étape 5 : valide avec un test ou une mise en situation

Je te rassure tout de suite, pas besoin de test de personnalité à 300 €.

Mais un cas pratique simple, directement lié au poste, peut faire toute la différence.

Exemples :

• Un commercial ? Simule un pitch.
• Un profil administratif ? Donne-lui une tâche type à organiser.
• Un poste créatif ? Demande une mini-proposition.

👉 Tu évalues la compétence… et la posture.

Étape 6 : soigne la communication et la décision

Trop de candidats vivent des recrutements “fantômes”.

Mais toi, tu peux faire mieux.

✅ Préviens tous les candidats des suites du process.
✅ Donne un retour à ceux que tu ne retiens pas (même rapide).
✅ Rédige un mail clair à la personne choisie, puis appelle-la pour officialiser.

💡 Astuce : pense à formaliser les conditions (salaire, date de démarrage, etc.) dans un mail de pré-accord, en attendant le contrat.

Étape 7 : prépare l’intégration (ou onboarding)

Trop souvent négligée, l’intégration est cruciale !

Un bon onboarding, c’est :

• Une journée d’accueil bien préparée
• Des outils et accès prêts le jour J
• Une présentation de l’équipe
• Un document d’accueil (avec les infos pratiques, les valeurs de la boîte…)
• Un planning clair sur les premières semaines

👉 Prévois des points réguliers à 1 semaine, 1 mois, 3 mois.

Et si tu veux vraiment gagner du temps : délègue (ou fais-toi accompagner)

Tu peux te faire aider par un·e consultant·e RH ou un cabinet de recrutement spécialisé pour les CEO, dans les TPE/PME.

L’idée n’est pas de perdre le contrôle, mais d’avoir un partenaire qui comprend ta réalité de dirigeant, tes contraintes, et qui t’aide à professionnaliser ton recrutement sans te transformer en DRH.

Conclusion : recruter sans service RH, c’est possible !

Recruter sans service RH ne veut pas dire recruter à l’instinct ou à la va-vite.

Avec un peu d’anticipation, de méthode, et d’humanité, tu peux :

• Attirer les bons profils
• Gagner du temps
• Sécuriser tes recrutements
• Fidéliser tes collaborateurs dès le départ

Et surtout : construire une équipe solide, engagée, qui te fait grandir.

Ce n’est pas un luxe, c’est une base !